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自我提升丨工作汇报如何做到气场强大、内容出彩?

来源:网络
 
昨天的一篇推文说到向上汇报的基本思路,工作汇报你要怎样做,才能从自杀模式变成专家模式?这一篇文,Elaine 和大家继续聊聊在汇报中会出现的情况。

01

注意力不在线

但我们至少可以通过一些简单的训练,使自己显得气场稍微强大一些。从具体可操作的层面上来说,就是三个字:“慢”、“定”、“张”。

第一种情况,叫做“注意力不在线”。

有些人噼噼啪啪打电脑、回邮件,有些人侧过身和身边的人交头接耳,看手机、就是没有正眼看过你一眼。

可是,你能怎么办呢?

你不能保持沉默;

也不能向他们怒目而视;

既不能向他们提问;

也不能大敲特敲黑板。

如果你无法吸引会议室大佬们的注意力,原因可能是多方面的。从内容上来看,可能是你讲的东西大家都知道,没有什么新鲜值得看的;从表现形式上来看,有可能大量、密集、但缺乏亮点的信息造成了理解压力;从呈现手段上来说,也有可能是你整个人非常缺乏气场,没有办法调动会议室气氛。

先说说气场。虽然“气场”这个东西,你看不到也摸不着,但你绝对可以感受到不同人的气场差异。尤其在不大的会议室中,这种感受会非常强烈。

气场不仅是指说话者的声音语调、肢体语言、张扬的个性或魅力。有些人甚至不用开口说话,只需要静静地坐在那里,气场就已经爆棚了。

虽然我们没办法在短短10分钟之内,把自己变成一个气场强大的人,但我们至少可以通过一些简单的训练,使自己显得气场稍微强大一些。从具体实在可操作的层面上来说,就是三个字:“慢”、“定”、“张”。

慢 :

反复练习开场白、使用比平时稍慢一点的语速。

定:

姿态要稳定,目标要坚定,说话要肯定。不要着急开始,先用视线扫描会场,使用友好并坚定的眼神问候所有人。

张:

在服装方面,你需要比平时更为正式。在肢体语言方面,保持开放和舒展,可以稍许走动,伸张扩大对空间的控制和主导权。

为了赢得注意力,你可以采用PREP 的结构进行开场。

Position核心观点

用一句话解释,你想从对方那里得到的东西以及能给对方的投资回报。

Reason 理由

简短解释一下,为什么你的观点对公司来说这么重要。

Evidence证据

能够支持你的观点的例子或者证据之一。

Position核心观点

重申观点。

02

跑题

你必须要做一位倾听者,认真听他们的发言,注意到他们是否归属于明显的阵营,或者有几类互有冲突的观点。思考他们正在讨论的现实问题是否可以上升到一个新的战略层面。

第二种情况,叫做“跑题”。

相比上一种情况,出现“跑题”,至少说明大家对工作还是有热情的——只是热情不在你身上。突然之间,大家神奇地被一个话题吸引,于是抛弃了你事先准备的话题和你,开始热烈地讨论起他们感兴趣的问题了。

如果你发现你无法控场,可能的原因是:你对大家来参加这次会议的需求不了解。你不知道这些人为什么要来。你也不知道如果要打动他们,得要拿出什么东西来。

你可以准备大量内容,但请不要把所有内容都放在PPT上,并逐行读出。这种方法可以迅速地将所有人的视线,从PPT 上转移到自己的手机或地面。在内容构建上,请严格按照金字塔原理,呈现你的内容。

如果他们真的严重跑题了,应该如何把这些人拉回来呢?

首先,你必须要做一位倾听者,认真听他们的发言,注意到他们是否归属于明显的阵营,或者有几类互有冲突的观点。思考他们正在讨论的现实问题是否可以上升到一个新的战略层面,或者还有其他类似的问题

接着,你就可以在一个恰当的时刻出场,在一个气场相对较弱的发言者之后插话,(对不起,气场弱就是要被欺负,这就是事实,我也没办法)。如果你实在无法插话,再教你一招,你一边听,一边开始默默地在白板上用非常大号的字体写出你对讨论的总结,用不同颜色的笔进行关联和特别强调。你会发现,人们开始从讨论中逐渐抽离,并开始注意你的陈述和总结。(如果你总结得够棒的话)。

再接着,你最好能请出本次会议的最大领导,请他做发言,并提示接下来我们要开始讨论另一个重要话题。通过这种方式,你既做到了有存在感,又不至于太过张扬,既既照顾到了大老板的面子,又尊重了所有与会者的谈话。简直太棒了有没有。

03

大老板溜了

你必须要做一位倾听者,认真听他们的发言,注意到他们是否归属于明显的阵营,或者有几类互有冲突的观点。思考他们正在讨论的现实问题是否可以上升到一个新的战略层面。

第三种特别讨厌的情况,叫做“大老板溜了”。

在整场会议中,最重要的人自然就是能拍板决定的人大老板了。但有时候,你会发现,会议开始没多久,老板突然从座位上离开,悄悄地走出会议室。

你的心立刻慌乱起来,如七八只小鹿在胸口乱撞。这到底是怎么一回事?是老板你的品味提高了呢,还是觉得我的报告太弱了不能让你满意了?关键是,接下去,你应该要怎么说呢?

最好的办法,是提前避免这事情发生。非常简单的一句话,就能降低大老板中途跑路的可能性:“感谢老板对这次会议的重视,抽空到场”。说完这句话,老板即使想走,也不会随便离开了。

在汇报的时候,不要陶醉在自己的PPT上,要分一些注意力给你的老板。持续扫描会议现场,当大老板离开时,立刻用眼神示意,如果对方没有任何停留,直接走出会场,请保持镇静,说一些轻松的话缓和气氛,重新抓住会场的主导权。如果大老板接住你的眼神,你就可以就停下汇报,直接询问:”我们接下来还有几个部分内容,有一部分内容需要您的参与和指导。你需要我们稍微调整一下内容等您回来吗?”

看,多么洒脱又有控制力的现场表现!

04

你被怼了

这句话的真正含义是“我不是特别理解,你能不能再多说一些,补充一些重要的信息给我,我再考虑考虑。”

第四种情况,叫做“你被怼了 ”

无论是被无视,被忽略,被放弃,都还不是最难堪的。最最让人不能忍受的是,是在会议中被老板或其他部门老大狂怼。

“这是假想,根本不可能”

“我是没看出来有什么区别”

“如果给预算就能干,公司要你干嘛“

……

不要慌张,先看问题来自于谁。

如果问题来自是相关部门领导,而不是自己顶头上司,记住——这是寻求更多解释的一个请求。

也就是说,这句话的真正含义是“我不是特别理解,你能不能再多说一些,补充一些重要的信息给我,我想再考虑考虑。”

当你能正面看待这些挑战性问题的时候,你就能表现得更好。你可以根据你对问题的掌控程度,依次回答比较有把握的问题,对于那些不怎么友好或者有冲突个性的人的问题,你可以礼貌地回答:这个问题比较大/比较特别,我们可以稍后专门找时间交流,或者邀请另一位同事共同参与对这个问题的讨论。这样做的好处,就是可以保持你对现场的控场能力。整体上你会显得理性、克制、聪明、并且有礼貌。

如果是你的直接老板对你提出了严苛的问题,你可能无法直接回避。请认真地记录问题,并尝试分解问题,努力解决其中一部分你可以解决的问题。比如,你可以从公司层面、团队层面、个人层面去分解一个问题,也可以从短期利益、长期利益来分析问题,还可以从内部客户、外部客户去处理问题。总之,无论你是否能正确回答问题,一定要保持头脑活跃,积极思考,展示你乐于接受挑战并不断做出新尝试的态度。

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